Cómo priorizar tareas cuando todo parece urgente

19 de Abril, 2025

N° 079 | Tiempo de lectura - 3 minutos

Hola,

Imagina la siguiente escena: Llegas el lunes a tu oficina preparado para un día perfecto. Prendes tu computador, miras tu agenda empiezas con la primera tarea. Full foco y concentración.

Pero pasan 5 minutos y el teléfono comienza a sonar. Te informan de falta de stock de mascarillas en la urgencia.

Cinco minutos después te alertan que un paciente crítico en la UCI requiere evaluación urgente con especialista pero está retrasado.

Cuando esas listo para pararte de tu silla a ir personalmente a atender el problema, el área de servicio al cliente te informa de un paciente que quiere hablar urgente contigo…

Esta es una escena que ocurre a muchos lideres de salud y que - con algunas variaciones - me ha ocurrido cientos de veces durante los 18 años que he ejercido roles de gestión.

En situaciones como esta todo parece urgente. Todo parece importante.

Pero no todo lo es.

Y, cuando no hacen una distinción adecuada, los líderes en salud terminan agotados, atrapados en la inercia del día a día y sin espacio para decisiones estratégicas.

Por ello hoy te comparto tres ideas para priorizar tareas cuando todo parece urgente:

1. Distingue lo urgente de lo importante

No todos los problemas ni tareas requieren abordaje inmediato.

Incluso algunas tareas no deben ser abordadas en absoluto por ti.

Esto último es la clave para una alta productividad: Saber distinguir como distribuir tu energía y tiempo.

Y para realizar, la herramienta que encuentro más útil es: La Matriz de Eisenhower:

• Importante y urgente: atender una crisis en pabellón o en la UCI

• Importante pero no urgente: definir el presupuesto del próximo año.

• Urgente pero no importante: responder un correo que no cambia nada.

• Ni urgente ni importante: tareas administrativas delegables.

Las decisiones estratégicas a menudo quedan relegadas porque estamos atrapados en lo urgente.

Identificarlas es clave.

2. Aplica la regla del 80/20

En gestión existe la siguiente regla que aplica para casi todos los procesos: El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados (le dicen "la regla de pareto")

En un hospital, un pequeño número de problemas causa la mayoría de los colapsos operativos.

Y un grupo acotado de atenciones generan la porción principal de ingresos.

Qué hacer entonces: Enfócate prioritariamente (incluso exclusivamente) en esas palancas clave.

¿Cómo hacerlo? Simple:

• Identifica qué problemas generan más impacto en la venta, la satisfacción de los pacientes o en la seguridad de la atención.

• Prioriza la resolución de esos problemas antes que responder a cada urgencia menor.

3. Bloquea tiempo para lo realmente importante

Regla simple: Si no está en tu agenda, no es una prioridad.

El trabajo estratégico no ocurre por accidente, tienes que diseñar espacio para él.

Por ejemplo, si eres jefe de servicio puedes bloquear cada miércoles de 9 a 11 am para revisar indicadores, planificar mejoras o liderar iniciativas clave.

Ese bloque se convierte en sagrado. No se mueve. No se negocia.

Sin estos espacios, lo importante siempre será desplazado por lo urgente.

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Y así es como puedes priorizar tareas cuando todo es urgente: distinguir entre lo importante y lo urgente, aplicar la regla del 80/20 y bloquear tiempo para lo clave.

Hasta la próxima semana,

Cristian