Cómo recuperar el control de tu tiempo usando la técnica del Timeblocking

25 de Octubre, 2025

N° 091 | Tiempo de lectura - 3 minutos

Hola,

Cuando ves pacientes, el tiempo normalmente está controlado por alguien más:

• Si haces consulta, tienes un bloque definido para atender.

• Si estás en un turno, alguien ya calculó cuántas atenciones o procedimientos puedes hacer.

• Si estás en pabellón, cada cirugía tiene su tiempo asignado.

Pero en los roles de gestión no es así:

• Puedes tener infinitas reuniones.

• Te llegan cientos de correos.

• Aparecen decenas de problemas no planificados.

• Y se suman toneladas de tareas administrativas.

El resultado: casi nunca tienes tiempo para pensar.

Un estudio de Harvard muestra que los líderes en salud gastan más del 40% de su tiempo en reuniones y tareas administrativas. Eso deja menos del 60% para dirigir, decidir y pensar.

Y la solución no es trabajar más (el día sigue teniendo 24 horas, y nadie quiere pasar de 9 en el trabajo).

La solución: estructurar mejor la agenda.

El método: Timeblocking

El timeblocking es una técnica simple —y muy efectiva— para mejorar el uso del tiempo. Consiste en bloquear en tu calendario períodos definidos para realizar tareas específicas, con un orden lógico y estratégico.

Acá te cuento cómo aplicarlo en tres pasos:

1. Bloquea primero lo estratégico

Tu calendario refleja tus prioridades y lo que no está agendado, no se hace. Punto.

Para completar este paso, empieza cada semana reservando espacios para pensar, analizar y decidir.

No deben ser bloques para las tareas menores, sino para las que generan mayor impacto.

Por ejemplo, si eres jefe de un servicio médico-quirúrgico, puedes bloquear los lunes de 9:00 a 10:00 para revisar indicadores críticos (días de estada, altas, ocupación, productividad) y definir acciones clave.

Ese bloque debe ser intocable.

EL punto clave para que funciones es reservar primero tiempo para dirigir, y después para realizar las tareas rutinarias.

2. Agrupa tareas del mismo tipo

Cambiar de contexto cuesta caro. Cada vez que saltas entre una reunión clínica, un correo urgente y un informe clínico, pierdes concentración y capacidad de análisis.

Por eso este paso apela a una regla simple: agrupar tareas similares.

Un ejemplo de cómo hacerlo es el siguiente:

• Reúne todas las reuniones operativas en un tramo del día (apelando a la realidad de los servicios de clínicos, la mayor cantidad de trabajo operativo de los jefes es en la mañana).

• Deja el bloque de trabajo analítico (lectura, planificación, informes) en otro (por ejemplo en la tarde)

En las instituciones con buena gestión, los días tienen estructura:

• Trabajo operativo por la mañana.

• Análisis de fallas y mejoras por la tarde.

• Espacio de revisión y cierre al final del día.

La idea en definitiva es que mientras menos transiciones haya, más energía para pensar tenemos.

3. Defiende tus bloques como si fueran reuniones críticas

Aquí está la magia de todo, el tiempo estratégico no es negociable (a menos que tengamos que atender una crisis, naturalmente)

Por lo tanto, debemos tratarlo como si fuera una reunión con el directorio: nadie entra, nadie interrumpe, nadie mueve la hora.

Si aceptas “una conversación rápida” o “un café de 10 minutos”, se pierde el foco y el hábito. Puedes ser flexible pero no complaciente, porque si no respetas este habito el sistema simplemente no funciona (y son los cafés de 10 minutos los que hacen que el día se consuma)

En resumen:

Para recuperar tiempo (sin trabajar más), haz esto:

• Agenda primero lo estratégico.

• Agrupa tareas del mismo tipo.

• Defiende tus bloques como reuniones críticas.

Tu tiempo es tu herramienta de liderazgo más valiosa, cuídalo con la vida.

Hasta la próxima,

Cristian